Het voeren van een moeilijk gesprek op werk kan heel stressvol zijn. Niet alleen het gesprek zelf, maar ook de aanloop hiernaar toe. Of het nu om constructief feedback geven gaat, een conflict oplossen of een gevoelig onderwerp bespreken. We doen het allemaal niet graag, maar het is wel belangrijk om dit op een tactvolle en effectieve manier te doen. Met de juiste voorbereiding en aanpak kunt u zelfs de meest uitdagende gesprekken tot een goed en positief resultaat brengen. Daarvoor kunt u de volgende tips gebruiken.
1. Bereid u goed voor
Voorbereiding is het halve werk en heel belangrijk voor een moeilijk gesprek. Denk bij het voorbereiden aan de volgende dingen:
- Bepaal het doel: wat wilt u met het gesprek bereiken en u wilt u hier komen.
- Verzamel feiten: Zorg ervoor dat u concrete informatie, voorbeelden en feiten heeft om uw standpunten te onderbouwen en blijf weg van vage beschuldigingen of aannames.
- Plan het juiste moment: Kies een tijd en locatie waarop u ongestoord kunt praten en beide op het gemak bent. Plan nodig meer tijd in voor het gesprek dan nodig zodat u en de ander na het gesprek een moment voor zelfevaluatie hebben.
2. Begin met empathie
Een moeilijk gesprek kan ervoor zorgen dat de ander snel in de verdediging gaat. Start daarom het gesprek op een respectvolle en empathische toon.
3. Communiceer duidelijk en respectvol
Hoe lastig het gesprek ook is, het is van belang dat de boodschap van het gesprek helder blijft en dat u dit respectvol over brengt. Draai ook niet om de kern heen of betrek veel bijzaken, wees juist eerlijk en tactvol.
4. Actief luisteren
Het gesprek is niet eenzijdig en de ander wil natuurlijk ook iets zeggen of reageren. Luister actief naar de ander. Dit bouwt vertrouwen en wederzijds begrip op. Laat daarom de ander uitspreken en vat samen wat er wordt gezegd om te laten zien dat u luistert.
5. Blijf kalm en professioneel
Emoties kunnen hoog oplopen tijdens deze gesprekken. Zorg er daarom voor dat u kalm en professioneel blijft en reageert, ook al doet de ander dit niet. Houd ook gesprek constructief om escalatie te vermijden.
6. Zoek naar een gezamenlijke oplossing
U bent niet zomaar het gesprek aangegaan, u bent op zoek naar een oplossing. Werk samen aan een actieplan dat voor beide haalbaar is. Plan ook een evaluatie in om te kijken of de gemaakte afspraken zijn nagekomen en of er ondersteuning nodig is.
